Xerox
®
VersaLink
®
B405 Multifunction Printer User Guide 5
Device. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. 75
Device Overview . . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. ....... . 75
About. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. 76
Supply Status.. ....... .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. 76
Billing and Usage Counters. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. . 77
Reset to Factory Defaults ..... .. .. .. ....... .. .. ....... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . . 78
Remote Services .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... 78
Address Book. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. ....... . 79
Address Book Overview .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . 79
Editing the Address Book. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. . 79
Creating and Managing Favorites ....... .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . . 82
Jobs.. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . . 87
Jobs Overview . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. ....... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . 87
Managing Jobs .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. 87
Managing Special Job Types .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. 88
Managing Jobs Using the Embedded Web Server ... .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. ....... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. 91
Copy.. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . 92
Copy Overview . .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. 92
Making a Copy. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. ....... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . . 92
Copy Workflows .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . 94
ID Card Copy.. .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. . 100
ID Card Copy Overview.. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. . 100
Copying an ID Card .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ... 100
Email ... .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. ....... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. . 101
Email Overview.. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. . 101
Sending a Scanned Image in an Email . .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. . 101
Previewing and Building Jobs .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. . 103
Scan To ...... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. 105
Scan To Overview.. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. 105
Scanning to an Email Address . .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. . .. .. . 105
Scanning to a USB Flash Drive . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. . 106
Scanning to a User Home Folder .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. . 107
Scan to Desktop ... .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. 108
Scanning to an FTP or SFTP Server.. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. . 108
Scanning to a Shared Folder on a Network Computer.. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. 109
Scanning Images into an Application on a Connected Computer . .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ... 111
Scanning to a Desktop Computer Using a USB Cable Connection. .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. . 112
Previewing and Building Jobs .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. . 113
Fax . .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. . 115
Fax Overview . ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. . 115
Sending a Fax ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. . 115
Fax Workflows. . .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. 117
Server Fax . .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. . 123
Server Fax Overview . .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. ....... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. 123
Sending a Server Fax .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. . 123
Sending a Delayed Server Fax . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ..... .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. 125
Previewing and Building Jobs .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. .. ....... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. ..... .. .. .. . .. .. .. .. .. . .. .. . 126
Contents